Regulamin muzeum prywatnego krok po kroku

O możliwości i procedurze powstawania muzeów prywatnych powstało już wiele publikacji.

Dowiadujemy się z nich, że muzea prywatne muszą posiadać regulamin.

Regulamin tworzą sami organizatorzy muzeów, jednak wymagane jest jego uzgodnienie z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Warto przygotować go więc w taki sposób, by spełniał jego wymogi.

Z formalnego punktu widzenia każde muzeum potrzebuje dwu regulaminów - jednego w czasie organizacji, drugiego po dniu otwarcia wystawy stałej. W praktyce jednak znaczna część postanowień wymaganych przy obu rodzajach regulaminów się pokrywa, dlatego też omówię je łącznie.

1. Nazwa

Rzecz oczywista. Nazwę można powołać już w tytule regulaminu: "Regulamin Muzeum ABC".

Żeby w całym tekście nie powoływać wielokrotnie pełnej nazwy muzeum, warto ją zdefiniować w słowniczku: "Ilekroć w regulaminie jest mowa o "Muzeum" - rozumie się przez to Muzeum Lalkarstwa z siedzibą w XYZ". Alternatywnie, przy krótszych, niewymagających wielu definicji regulaminach, wystarczy dopisać w nawiasie przy pełnej nazwie muzeum: "dalej jako <<Muzeum>>".

2. Teren działania i siedziba

Siedziba muzeum nie musi być zgodna z siedzibą jednostki organizacyjnej, która utworzyła muzeum. Jeżeli np. muzeum zostało utworzone przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to muzeum może mieć inną siedzibą niż ta spółka. Jest to po prostu miejscowość (lub jego główna siedziba), w której muzeum się znajduje.

Odnośnie zaś do terenu działania, to regulaminy, w myśl zasady go big or go home, zawierają zazwyczaj formułę: "Terenem działania Muzeum jest obszar Rzeczpospolitej Polskiej i zagranica".

Warto jednak dopasować teren działania muzeum do rzeczywistej aktywności. Pomocne w tym będzie sformułowanie: "Terenem działania Muzeum jest miasto/gmina/powiat XYZ, jednakże w celu realizacji zadań statutowych Muzeum może działać na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej i poza jej granicami".

3. Zakres działania

Określając zakres działania muzeum, tworzący regulamin najczęściej posługują się elementem definicji muzeum z art. 1 ustawy z 21 listopada 1996 r. o muzeach.

Piszą więc najczęściej: "Do zakresu działania Muzeum należy gromadzenie i trwała ochrona dóbr naturalnego i kulturalnego dziedzictwa [określony region, zawód, grupa osób itd.] o charakterze materialnym i niematerialnym, informowanie o wartościach i treściach gromadzonych zbiorów, upowszechnianie podstawowych wartości historii, nauki i kultury, kształtowanie wrażliwości poznawczej i estetycznej oraz umożliwianie korzystania ze zgromadzonych zbiorów".

Tak określony zakres działania jest poprawny i potrzebny, ale trzeba go również doprecyzować. Napisz, co dokładnie Twoje muzeum będzie robić. Organizować wystawy tematyczne? Prowadzić wykłady? Wydawać publikacje? Wyliczenie poprzedź sformułowaniem "w szczególności", żeby nie było wątpliwości, że to tylko uszczegółowienie zakresu działania.

Masz wątpliwości, jakie szczegółowe działania muzeum wybrać? Popatrz do art. 2 ustawy o muzeach, który również zawiera przykładowe wyliczenie.

4. Rodzaj i zakres gromadzonych zbiorów

Nic prostszego. Decydując się na założenie muzeum, na pewno wiesz, co w nim będziesz udostępniać. Wyodrębnij kategorie w ramach (np. druki, sztandary, obiekty użytkowe) i wymień je, poprzedzając sformułowaniem "w szczególności".

5. Organy zarządzający, nadzorujący, doradcze oraz sposób ich powoływania

Organem zarządzającym jest zazwyczaj dyrektor. W prywatnych muzeach nie musi być oczywiście wyłaniany w procedurze konkurencyjnej - wystarczy napisać, że dyrektora muzeum wybiera organizator (założyciel prywatnego muzeum).

Odnośnie do organów nadzorczych, nie ma obowiązku powoływania osobnej jednostki nadzorującej. Jednak już z ustawy wynika, że obowiązek nadzoru spoczywa na dwu podmiotach: samym organizatorze muzeum i Ministrze Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Powołanie więc tylko tych regulacji uczyni zadość wymaganiom wobec regulaminu.

Organem doradczym jest zaś zazwyczaj rada muzeum. Przy muzeach państwowych i samorządowych działa obligatoryjnie, a dla prywatnych muzeów może stanowić platformę wymiany myśli nt. działalności muzeum.

6. Źródła finansowania działalności

Działalność muzeum prywatnego najczęściej finansowana będzie po prostu ze środków organizatora muzeum.

Popularnymi źródłami finansowania są też jednak przychody z prowadzonej działalności gospodarczej, najmu i dzierżawy oraz środki otrzymane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł (włączając w to fundusze unijne).

7. Zasady dokonywania zmian w regulaminie

Najczęściej spotyka się krótkie postanowienia, brzmiące "Zmiany w regulaminie wymagają trybu właściwego dla jego nadania. "

Nie jest to jednak do końca poprawne przy regulaminach muzeów prywatnych.

Procedura zmiany regulaminu nie wymaga bowiem uzgodnienia z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Wystarczające będzie więc postanowienie, ze zmiany regulaminu wprowadza organizator muzeum. Można pokusić się również o bardziej rozbudowane procedury, uwzględniające np. głos organu doradczego.

8. Zasady prowadzenia działalności gospodarczej

Działalność gospodarcza prywatnego muzeum jest działalnością odrębną od działalności jej organizatora.

Jeżeli więc muzeum jest organizowane przez stowarzyszenie prowadzące działalność gospodarczą, to nie oznacza to z automatu, że same muzeum taką działalność tez może prowadzić. Trzeba to przewidzieć w regulaminie.

Regulamin powinien wskazywać, w jaki sposób muzeum ma tę działalność prowadzić. Mogą to być wspomniany wynajem powierzchni, ale także odpłatna działalność szkoleniowa, gastronomiczna.

***

Regulamin to podstawowy dokument organizujący działalność muzeum prywatnego. Warto przygotować go tak, żeby odpowiadał zamysłowi organizatora. Ale przede wszystkim tak dostosować go do wymogów ustawy o muzeach, żeby nie tracić czasu na długotrwałe uzgodnienia z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego.