Umowa sponsoringu - o czym pamiętać, gdy już znajdziesz sponsora swojego wydarzenia?

Definicji umowy sponsoringu nie znajdziesz w kodeksie cywilnym, ale już jej nazwa sugeruje, na czym ona polega.

Stronami umowy sponsoringu są sponsorujący (sponsor) i sponsorowany. Na jej podstawie sponsorujący przekazuje sponsorowanemu najczęściej środki pieniężne, zaś sponsorowany zobowiązuje się podjąć umówione działania mające na celu promocję wizerunku sponsorującego.

W modelu sponsoringu, o którym jest ten wpis, promocja odbywa się w ramach organizowanego przez sponsorowanego wydarzenia. Oczywiście możliwe są również inne modele umów sponsoringu, np. ramowe umowy sponsoringu, ale wymagają one osobnego omówienia.

W tym artykule przyjrzymy się najistotniejszym postanowieniom umowy sponsoringu z perspektywy sponsorowanego.

Miej to na piśmie

Typowe umowy sponsoringu mogą być zawarte w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że nawet na podstawie ustnych ustaleń każda ze stron może dochodzić realizacji umowy i wyciągać wobec drugiej strony konsekwencje w przypadku jej niezrealizowania.

Pełna skuteczność ustnych umów sponsoringu jest podstawowym powodem, dla którego umowę warto sporządzić na piśmie lub chociażby za pomocą e-maila lub w innej formie elektronicznej. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko wystąpienia sytuacji, w której druga strona - czy to przez niepamięć, czy ze złej woli - zechce od Ciebie więcej, niż było to pierwotnie ustalone.

Wydarzenie, program wydarzenia i jego zmiany

W umowie sponsoringu powinieneś określić, w ramach jakiego wydarzenia będzie odbywać się promowanie sponsorującego. To pierwszy krok do sprecyzowania zakresu obowiązków Ciebie jako sponsorowanego.

W momencie zawierania umowy sponsoringu nie musisz znać ani dokładnego programu wydarzenia, ani jego daty. W załączniku do umowy powinieneś jednak opisać założenia wydarzenia - jego przybliżoną datę i zarys przebiegu. Bez tych informacji ciężko będzie Ci znaleźć sponsorów, którzy tak samo jak Ty nie będą chcieli kupować kota w worku.

W umowie powinieneś również określić termin, do którego przedstawisz sponsorującemu dokładny program wydarzenia. Możesz wskazać, że zrobisz to w określonym czasie od zawarcia umowy, do wyraźnie wskazanej daty lub na określoną ilość czasu przed roboczo przyjętą datą wydarzenia.

Od sprecyzowanej w ten sposób daty wydarzenia będziesz liczyć inne terminy umowne na wykonanie obowiązków stron.

Kto choć raz organizował jakiś event, ten wie, że nie jest się w stanie uniknąć nagłych zmian planu. Dlatego mimo doręczenia sponsorującemu programu wydarzenia, powinieneś zachować możliwość jego zmiany.

Dlatego warto w umowie zastrzec możliwość zmiany zarówno daty wydarzenia, jak i poszczególnych punktów programu. Takie uprawnienie po Twojej stronie jest zasadne szczególnie wtedy, gdy wysiłek współdziałania sponsorującego przy wykonywaniu umowy ma być nieznaczny.

O zmianie programu powinieneś sponsorującego poinformować. Spróbuj jednak, wyważając zakres obowiązku współdziałania sponsorującego potrzebnego do zrealizowania przez Ciebie na jego rzecz umówionych świadczeń, ograniczyć obowiązek informowania o modyfikacjach programu tylko do istotnych zmian, wskazując co przykładowo rozumiesz pod pojęciem istotnej zmiany, a czego nie.

Sposób sponsorowania i pakiety sponsorskie

Dzięki sprecyzowaniu wydarzenia, na którym będzie odbywało się sponsorowanie, strony wiedzą, choćby szacunkowo, kiedy świadczenie sponsorowanego będzie realizowane. Teraz konieczne jest określenie, jakie dokładnie czynności sponsorowany podejmie.

Podejmowane przez Ciebie czynności powinny być wyraźnie wymienione. Jeżeli masz wymienić nazwę sponsorującego trzy razy podczas wydarzenia, napisz to wprost. Jeżeli masz mu umożliwić postawienie stoiska - nie wahaj się określić nawet jego rozmiaru.

Nie gódź się na niejasne postanowienia, ani tym bardziej na zobowiązanie do osiągnięcia niejasnego celu. Jeżeli napiszesz, że podniesiesz wśród uczestników wydarzenia świadomości marki sponsorującego, to łatwo będzie zarzucić Ci niewykonanie umowy.

Przy mniejszych wydarzeniach, gdzie sponsorujących nie będzie dużo, przedmiot działań sponsorowanego opisać można bezpośrednio w umowie. Przy większych warto przygotować standardowe pakiety sponsorskie.

Każdy z pakietów sponsorskich może określać zakres świadczeń, które Ty, sponsorowany, wykonasz podczas wydarzenia za określoną sumę pieniędzy.

Przygotowując standardowe pakiety sponsorskie przed zawarciem umów sponsoringu, ułatwiasz sobie kontakt z potencjalnymi sponsorującymi. Pytając ich o zainteresowanie sponsoringiem, wychodzisz z gotową propozycją. Przedstawiasz im wprost, co gotów jesteś im dać i za jaką kwotę.

Takie standardowe pakiety sponsorskie możesz dodać jako załącznik do umowy. Wówczas w umowie będziesz musiał jedynie wskazać, który pakiet spośród wymienionych w załączniku wybrał sponsorujący.

Pamiętaj jednak, żeby nie zamykać sobie drogi do indywidualnego uzgodnienia z zainteresowanymi sponsorującymi zakresu Twoich świadczeń. Ostatecznie, Tobie zależy na pozyskaniu środków na wydarzenie, ale sponsorującemu zależy na tym, byś podjął działania, które w jego ocenie są korzystne dla promocji jego marki.

Wynagrodzenie i skutki braku zapłaty

Wybór przez sponsorującego jednego z pakietów wiąże się z obowiązkiem zapłaty przez niego wskazanej w pakiecie kwoty. Alternatywnie, wynagrodzenie to możesz ze sponsorującym wynegocjować indywidualnie.

Wynagrodzenie powinno być płatne w oznaczonym terminie przed wydarzeniem. Jaką funkcję powinno ono pełnić poza tym, że stanowi zapłatę za świadczenia wskazane w pakiecie?

Wynagrodzenie powinno być warunkiem realizowania przez Ciebie postanowień pakietu sponsorskiego. Zadbaj, by w umowie znalazło się postanowienie, że jeżeli do dnia wydarzenia nie otrzymasz wynagrodzenia, nie będziesz zobowiązany do realizacji świadczeń wynikających z pakietu.

Nie zawsze jesteś jednak w stanie oczekiwać do ostatniego dnia na zapłatę. Czasem zrealizowanie świadczeń, do których się zobowiązałeś, wymaga od Ciebie większego wysiłku organizacyjnego.

Z tego powodu zawsze warto zabezpieczyć możliwość wypowiedzenia umowy w przypadku opóźnienia sponsorującego w zapłacie wynagrodzenia. Ustalając czas opóźnienia, po jakim będziesz uprawniony do wypowiedzenia umowy, pamiętaj, że w razie potrzeby powinieneś być jeszcze w stanie znaleźć kolejnego sponsorującego.

Wykonanie świadczeń z pakietu

Z punktu widzenia sponsorującego najistotniejsze dla niego jest wykonanie przez Ciebie - sponsorowanego - uzgodnionych świadczeń promocyjnych.

O możliwość zrealizowania tych świadczeń powinieneś zadbać już na etapie ich tworzenia. Wtedy musisz ocenić, czy nie będą istnieć żadne przeszkody faktyczne, które uniemożliwią Ci wykonanie tego, na co się umówiłeś.

Również przemyślane postanowienia umowne mogą ułatwić wykonanie Twoich obowiązków.

Może sponsorujący musi Ci przesłać swoje logo w określonym formacie, żebyś mógł je potem umieścić na plakacie? Zadbaj o to, żeby zrobił to odpowiednio wcześnie i nie opóźniał Twoich przygotowań. Może musi dostarczyć materiały, które będą udostępniane uczestnikom wydarzenia? Nie zwlekaj do ostatniej chwili, ale wprowadź postanowienie, które będzie określało termin wykonania tego obowiązku przez sponsorującego.

Nie poprzestawaj na tym, co się stanie do czasu wydarzenia. Określ termin, do którego niewykorzystane materiały będą przez sponsorującego odebrane. Pamiętaj, żeby w umowie uzyskać prawo do zniszczenia nieodebranych na czas materiałów.

Prawa autorskie

Tam gdzie wchodzi w grę promocja wizerunku, tam obecne mogą być prawa autorskie.

Chociażby nadrukowując logo sponsorującego na swoje materiały, korzystasz z utworu, którym jest logo. Zadbaj o to, aby w umowie zgoda na wykorzystywanie utworów sponsorującego była wyrażona wprost.

Pamiętaj o zawarciu oświadczenia sponsorującego, że przysługują mu prawa własności intelektualnej do wszystkich przekazanych przez niego materiałów.

Lojalność i poufność

Na sam koniec, zastanów się nad wprowadzeniem do umowy dwu istotnych obowiązków dla sponsorującego. Obowiązku zachowania poufności i obowiązku zachowania lojalności.

Pierwszy z tych obowiązków nie oznacza, że sponsorujący powinien powstrzymywać się od informowania osób trzecich o fakcie odbywania się wydarzenia. Tego przecież chcesz, bo Tobie również zależy na promocji wydarzenia.

Jako informacje poufne, których nie może ujawnić sponsorujący, warto jednak zastrzec informację o warunkach umowy i czasami informację o szczegółach wydarzenia.

Znajomość warunków umowy dla osób postronnych ułatwia zadanie kolejnym osobom zainteresowanym sponsorowaniem wydarzenia. Wiedzą, jak daleko mogą posunąć się w negocjowaniu warunków umowy.

Jeśli chodzi o ochronę bardziej szczegółowych informacji o wydarzeniu, to jest to sprawa bardziej indywidualna i powinieneś sam ocenić potrzebę wprowadzenia takiego postanowienia. Niektórym organizatorom zależy, żeby nie siać zamętu informacyjnego, zanim szczegóły nie zostaną dopięte na ostatni guzik. Oczywiście nie przy każdym rodzaju wydarzenia ma to znaczenie. Jest to więc kwestia wymagająca indywidualnego rozważenia.

Podobnie jest z obowiązkiem zachowania lojalności. Dość powszechne jest nakładanie na sponsorującego obowiązku niesponsorowania podobnych wydarzeń w określonym czasie poprzedzającym wydarzenie i następującym po wydarzeniu. Pozwala to na uniknięcie budowania skojarzeń marki sponsorującego z innymi wydarzeniami, konkurencyjnymi względem Twojego.

Z drugiej strony, kiedy świadczenie sponsorowanego sprowadza się do przekazania drobnych materiałów promocyjnych sponsorującego uczestnikom wydarzenia, np. włożenia jego wizytówek do powitalnego pakietu, to nakaz zachowania lojalności w takim znaczeniu wydaje się zbędny. W takich przypadkach sponsoring nie buduje związku marki sponsorującego z marką wydarzenia.

Podsumowanie

Powyższe informacje pozwolą Ci zwrócić uwagę na najistotniejsze elementy, kiedy będziesz sam tworzył lub dostosowywał do swoich potrzeb wzór umowy sponsoringu. Pozwolą Ci również wiedzieć, jakich klauzul umownych powinieneś oczekiwać od prawnika sporządzającego Tobie umowę.

Tematyka umów sponsoringu na pewno będzie się na moim blogu jeszcze powtarzać i udostępnię Wam wzór takiej umowy. Jest to umowa powszechna, lecz przeważnie pozostaje w sferze uzgodnień ustnych. Warto jednak sporządzać ją na piśmie i zwracać uwagę na znaczenie jej postanowień.

Życzę pomyślnej organizacji kolejnych wydarzeń!